Prozessautomatisierung für Designer: Dein Weg zu mehr Profitabilität

Es gibt zwei Szenarien, vor denen sich jeder selbstständige Designer am meisten fürchtet: Nicht genügend Kunden zu haben oder nicht genügend Kapazität zu haben, wenn der richtige Kunde an die Türe klopft. Doch wie hängt das mit Prozessautomatisierung zusammen?

Hier können wir uns alle einig sein: Kunden sind das Wichtigste! Die Formel ist simpel: keine Kunden = keine Arbeit = kein Einkommen. Ohne Kunden kein Business, zumindest auf die lange Sicht.

Als selbstständiger Dienstleister – vor allem, wenn man erst am Anfang steht – muss man vieles im Business selbst erledigen. Wenn man jedoch seine volle Kapazität erreicht, leidet nicht nur der Kundenkontakt, sondern auch viele andere wichtige Aspekte. Im schlimmsten Fall droht das Burnout.

Prozessautomatisierungen können dir dabei helfen, Zeit zu sparen, die du für andere wichtige Aufgaben nutzen kannst! Deshalb teile ich in diesem Beitrag vier essenzielle Aufgaben, die du heute in deiner Selbstständigkeit automatisieren kannst. Mit diesen Tipps wirst du nicht nur effizienter und profitabler arbeiten, sondern auch dein Auftreten professioneller gestalten.

Anfrageformulare

Wo können Prozesse automatisiert werden? Beginnen wir ganz am Anfang deines Kunden Onboarding Prozesses: die Anfrage. Kundenanfragen zu automatisieren ist ein einfacher, aber sehr effektiver Schritt, um deine Selbstständigkeit profitabler zu gestalten. So sparst du nicht nur Zeit, sondern kannst auch ganz einfach wichtige Informationen schon vorab erheben. Durch gezielte Fragen kannst du so auf einen Blick erkennen, ob der Kunde und das Projekt überhaupt das richtige Match für dich sind. Um ein Anfrageformular einzurichten, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, z.B. ein einfaches E-Mail Formular, Google Forms oder wie in meinem Fall Dubsado*. Dieses Tool legt zusätzlich auch gleich automatisch einen Lead in meinem Kundenmanagement-System an.

Terminvereinbarungen

Prozessautomatisierung ist vor allem dort wichtig, wo Routine-Aufgaben viel Zeit in Anspruch nehmen. Termine zu vereinbaren, kann ein langwieriger Prozess sein und viel Zeit kosten. Mit dem richtigen Programm wie z.B. Calendly kannst du diese Aufgabe ganz einfach automatisieren und so viel Zeit sparen, die du für andere Dinge nutzen kannst. Ich bekomme regelmäßig Feedback meiner Kunden, dass meine automatisierte Terminvereinbarung sehr professionell wirkt. So kannst du dem Kunden einen Vorgeschmack bieten, wie eine Zusammenarbeit mit dir aussehen könnte – professionell und effizient! In meinem Fall läuft meine Terminvereinbarung auch über Dubsado, welches mit meinem Kalender und meinen Zoom Account verbunden ist. So kommt es zu keinen Meeting-Konflikten und vereinbarte Calls werden direkt in meinem Zoom Account erstellt. Die Prozesse hängen dank meiner Hilfstools zusammen und synchronisieren sich - so macht Prozessoptimierung richtig Spaß.

Verträge

Verträge sind nicht leicht aufzusetzen, dafür sind sie umso einfacher zu automatisieren. In den meisten Fällen kannst du als Designer einen Vertrag für mehrere Kunden oder Arten von Projekten verwenden. Für mich unterscheiden sich meine Verträge im groben in Verträge für Branding Projekte, Webprojekte oder Strategieerstellung. Da ich alle meine Verträge über Dubsado verschicke, muss ich lediglich den passenden Vertrag dem Kunden zuordnen. Falls es sich um ein personalisiertes Angebot handelt, das von meinen Standardpaketen abweicht, passe ich den Projektumfang an. Dubsado erlaubt mir auch, Verträge von Kunden online unterfertigen zu lassen. Hier empfehle ich dir jedoch, dich nach den genauen Vorschriften für deinen Firmenstandort zu erkundigen. Natürlich kannst du Vorlagen für Verträge auch ganz einfach in Word oder InDesign anfertigen und vom Kunden unterschreiben und einscannen lassen.

Präsentationen

Vorlagen für Präsentationen oder andere Business Dokumente zu erstellen spart dir nicht nur enorm viel Zeit, auch die Kunden-Experience wird erheblich verbessert. Auch hilft es dabei, dich von der Konkurrenz, anderen Designern, abzuheben, indem du dem Kunden von Anfang an ein professionelles Erlebnis bietest. Meine Business-Vorlagen waren ein enormer Schritt zu mehr Profitabilität und Professionalität in meiner eigenen Selbstständigkeit. Ähnlich wie bei meinen Verträgen muss ich bei den meisten Projekten lediglich den Namen des Kunden/des Projekts ändern und eventuell den Projektumfang (falls es sich um ein Projekt außerhalb meiner Standardpakete handelt). Diese Projekte sind oft mit mehr Budget verbunden, so zahlt es sich auch aus, etwas mehr Zeit in die Erstellung der angebrachten Dokumente zu investieren. Nutze auch du Business-Vorlagen zur Prozessoptimierung!

Da meine Vorlagen für Kundenkontakt einen großen Teil zu meiner Prozessautomatisierung und dem Erfolg meiner Selbstständigkeit beitragen, biete ich eine Reihe von Vorlagen in meinem Shop an, die du als Freelancer für den gesamten Kundenkontakt verwenden kannst – so steht einem erfolgreichen Projekt nichts mehr im Weg.

Alles Liebe,

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